1. Wie zijn wij
Spinal Flow met Sarah (hierna ook te noemen "de behandelaar"), gevestigd te Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Spinal Flow met Sarah
E-mail: sarah@spinalflowsarah.nl
KvK-nummer: 73580511

2. Persoonsgegevens die Spinal Flow met Sarah verwerkt
Spinal Flow met Sarah verwerkt persoonsgegevens doordat de cliënt gebruik maakt van de diensten en/of omdat de cliënt deze zelf aan de behandelaar verstrekt bij het invullen van een contactformulier op de website of het JotForm intakeformulier dat de cliënt per e-mail ontvangt.
Het gaat om de volgende gegevens:
• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Gegevens die de cliënt invult in intakeformulieren, inclusief gezondheidsgegevens
• Overige persoonsgegevens die de cliënt actief verstrekt (bijvoorbeeld per e-mail)
• IP-adres (automatisch verzameld bij contactformulier)
• Locatiegegevens
• Gegevens over de activiteiten van de cliënt op deze website
• Internetbrowser en apparaattype

3. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens
Via intakeformulieren verwerkt de behandelaar gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG.
De behandelaar verwerkt deze gegevens uitsluitend:
• met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt of diens ouder of wettelijk vertegenwoordiger
• ten behoeve van de Spinal Flow-diensten
• niet voor andere doeleinden

4. Minderjarigen
De diensten zijn (mede) gericht op minderjarigen. De behandelaar verwerkt uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
Voor kinderen jonger dan 16 jaar geldt dat:
• Contact- en intakeformulieren alleen mogen worden ingevuld door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, of
• door de minderjarige zelf, met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
Door het invullen en verzenden van een formulier verklaart de ouder of wettelijk vertegenwoordiger dat hij of zij bevoegd is om deze toestemming te geven. 
Bij cliënten van 16 en 17 jaar worden ouders of wettelijk vertegenwoordigers alleen geïnformeerd of betrokken bij de behandeling met toestemming van de cliënt zelf, tenzij er een wettelijke uitzondering van toepassing is.

5. Doeleinden van de gegevensverwerking
Spinal Flow met Sarah verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
• Het beantwoorden van contactaanvragen
• Het verzenden van de link naar het versleutelde JotForm intakeformulier
• Het ontvangen, beoordelen en verwerken van ingevulde intakeformulieren
• Het uitvoeren van Spinal Flow-behandelingen
• Het onderhouden van contact via e-mail
• Het verbeteren van de website en dienstverlening
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals administratie)
• Marketing en nieuwsbrieven. Spinal Flow met Sarah kan persoonsgegevens gebruiken voor marketingdoeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven, aanbiedingen en informatie over diensten, en het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van toestemming van de cliënt, die te allen tijde kan worden ingetrokken via de afmeldlink in e-mails of door contact op te nemen via sarah@spinalflowsarah.nl

6. Grondslag voor de verwerking
De behandelaar verwerkt persoonsgegevens op basis van:
• Toestemming van de cliënt
• De uitvoering van een overeenkomst voor het ontvangen van Spinal Flow-behandelingen
• Een wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van de website en dienstverlening.
Gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van uitdrukkelijke toestemming van de cliënt of diens ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

7. Bewaartermijnen
Spinal Flow met Sarah bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. 
Medische en intakegegevens worden bewaard conform de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Dit betekent dat deze gegevens minimaal 20 jaar worden bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is. 
Administratieve gegevens worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is, zoals op grond van fiscale wetgeving.

8. Delen van persoonsgegevens met derden
De behandelaar deelt persoonsgegevens alleen als dit nodig is voor de diensten of wettelijke verplichtingen.
Dit kan zijn:
• Hostingprovider
• E-maildienst
• Software voor formulieren of administratie
Voor het verwerken van intakeformulieren maakt de behandelaar gebruik van JotForm. Gegevens worden versleuteld en binnen de EU verwerkt.
Met deze partijen sluit de behandelaar verwerkersovereenkomsten om de privacy van de cliënt te waarborgen.

9. Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of mobiele telefoon van de bezoeker.
De cookies die gebruikt worden, zijn:
• Functionele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website.
Voor meer informatie over cookies worden bezoekers verwezen naar: https://www.allaboutcookies.org

10. Beveiliging van persoonsgegevens
Spinal Flow met Sarah neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.
Dit omvat onder andere:
• SSL-beveiliging
• Beveiligde opslag en e-mail
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens
Voor gezondheidsgegevens en gegevens van minderjarigen neemt de behandelaar extra beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling van formulieren en beperkte toegang tot gegevens.
Om deze website te beschermen tegen spam en misbruik wordt gebruik gemaakt van reCAPTCHA van Google. Deze dienst controleert of invoer op deze website door een mens wordt gedaan. Hierbij kunnen gegevens zoals het IP-adres en browserinformatie met Google worden gedeeld. Deze gegevens kunnen door Google worden verwerkt op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Op het gebruik van reCAPTCHA zijn het Privacybeleid en de Servicevoorwaarden van Google van toepassing.

11. Rechten van de cliënt:
De cliënt heeft het recht om:
• de eigen persoonsgegevens in te zien
• de eigen gegevens te laten corrigeren
• de eigen gegevens te laten verwijderen
• bezwaar te maken tegen verwerking
• de eigen gegevens over te laten dragen
• de eigen toestemming in te trekken
De cliënt kan een verzoek indienen via sarah@spinalflowsarah.nl. De behandelaar reageert zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken.

12. Klachten
Als de cliënt een klacht heeft over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en er met de behandelaar niet uitkomt, dan heeft de cliënt het recht om een klacht in te dienen. De cliënt kan de klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen
Spinal Flow met Sarah behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website.

© 2026, Spinal Flow met Sarah, alle rechten voorbehouden.

Op alle sessies zijn de Algemene voorwaarden van toepassing. Lees hoe Spinal Flow met Sarah omgaat met je persoonlijke gegevens in de Privacyverklaring.